Huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement is in de algemene ledenvergadering van 20 januari 2013 met een meerderheid van stemmen goedgekeurd.

1.       Doel vereniging

Heemkundekring Land van Ravenstein is een vereniging die als doel heeft om de geschiedenis van de voormalige gemeente Ravenstein te onderzoeken, op een verantwoorde manier vast te leggen en uit te dragen. Naast historische gebeurtenissen gaat de aandacht ook uit naar gebouwen, archeologie, omgeving, taal, religie, de middenstand en persoonlijke foto’s en verhalen van bewoners. Het bestuur neem initiatief tot behoud van cultureel erfgoed en daagt de leden uit hieraan bij te dragen: ze studeren, beheren, verzamelen, adviseren, onderzoeken, publiceren en/of geven voorlichting tijdens stadswandelingen en lezingen. Daarmee inspireren ze elkaar, de bewoners en een groter publiek. Het grote draagvlak maakt dat de vereniging een serieuze gesprekspartner is voor de gemeente en andere instellingen.

2.        Algemeen

2-1. De jaarlijkse contributie voor gewone leden bedraagt 15 euro per lid. Indien er meer dan één lid op hetzelfde adres woont, bedraagt de contributie voor de eerste persoon 15 euro en voor de andere(n) 10 euro per jaar.
2-2. Voor de jeugdleden geldt dezelfde regeling, maar het contributiebedrag is de helft van het contributiebedrag van gewone leden.
2-3. Voor nieuwe lidmaatschappen, die na 30 juni van een jaar ingaan, is voor dat betreffende jaar het halve contributiebedrag verschuldigd.

3.        Het bestuur

3-1. Het bestuur initieert activiteiten die binnen de doelstelling van de vereniging vallen.
3-2. Het bestuur onderhoudt contact met de werkgroepen door jaarlijks een aantal bijeenkomsten bij te wonen.
3-3. Het bestuur onderhoudt contacten met heemkunde gerelateerde instellingen.
3-4. Het bestuur onderhoudt contacten met overheidsinstanties.
3-5. Van elk bestuurslid wordt verwacht dat hij geen tegenstrijdige belangen vertegenwoordigt. Zodra er sprake is van belangenverstrengeling moet hij dat melden en mag hij niet deelnemen aan de besluitvorming.
3-6. Voor elk bestuurslid wordt jaarlijks een bedrag van 50 euro ter beschikking gesteld om deel te nemen aan een leerzaam heemkunde-gerelateerd bestuurs-uitstapje.
3-7. Na een bestuurswisseling zorgt ieder oud-bestuurslid voor een accurate overdracht van zaken die vallen binnen de verantwoordelijkheid en de functie.
Acties:
a. Elke wijziging wordt doorgeven aan Kamer van Koophandel. Het adres van de penningmeester is het vestigingsadres van de vereniging.
b. De e-mailadressen worden overdragen:
voorzitter@heemkunderavenstein.nl
secretaris@heemkunderavenstein.nl
penningmeester@heemkunderavenstein.nl
e. Gegevens van een nieuwe penningmeester doorgeven aan de bank(en).
f. Zo nodig worden de sleutel(s) van de postbus en het archief overdragen.

4.        Klankbordgroep

In de jaarvergadering wordt jaarlijks een nieuwe klankbordgroep benoemd, die uit minimaal drie leden en maximaal vijf leden bestaat. De klankbordgroep houdt zich actief op de hoogte van bestuurlijke activiteiten en is aan de leden verplicht zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij ledenvergaderingen. Het bestuur kan bij de klankbordgroep altijd advies inwinnen omtrent zaken die niet kunnen wachten tot de eerstvolgende ledenvergadering.

5.         Kascontrole

5-1. De kascontrolecommissie bestaat uit drie niet-bestuursleden die elk drie jaar deel uitmaken van de commissie.
5-2. De kascontrole moet vóór de jaarvergadering door minstens twee van de drie
commissieleden worden uitgevoerd. De kascontrole wordt uitgevoerd over de boekhouding van het voorgaande jaar. In de jaarvergadering brengt de kascontrolecommissie verslag uit.
5- 3. De kascontrolecommissie is verplicht om in elk geval de begin- en eindsaldi van de bankrekeningen bij het schriftelijke verslag toe te voegen. Zie bijlage 1. Deze gegevens dienen te worden overgenomen van de originele bankafschriften. De secretaris archiveert dit verslag. Een tweede exemplaar van deze bijlage is bestemd voor de kascontrolecommissie van het daarop volgende jaar.
5-4. De kascontrolecommissie controleert niet alleen het financieel jaarverslag van de heemkundekring, maar ook dat van Stichting Leerlooierij Suermondt, zolang deze geld ontvangt van de heemkundekring.

6.        Bijeenkomsten voor leden

Het bestuur organiseert op maandag 20 januari 2014 de algemene jaarvergadering, op maandag 20 mei 2013 (pinksterweekend) en vrijdag 20 september 2013 een ledenvergadering.
Iedere 20e van de maand organiseert het bestuur een inloopavond of -middag. Er is dan gelegenheid het archief te raadplegen, andere leden te ontmoeten en met het bestuur informatie uit te wisselen.

7.        Nieuwsbrief

Deze wordt momenteel gemaakt m.b.v. YMLP, Your Mailing List Provider.
De inhoud van de maandelijkse nieuwsbrief wordt aangeleverd door de secretaris die ook aangeeft wat er op de kabelkrant moet komen.
De nieuwsbrief beheerder zorgt voor:
a. het versturen van de nieuwsbrief naar alle leden en belangstellenden die zich hebben
aangemeld. Zo mogelijk op de eerste van elke maand.
b. het versturen van de nieuwsbrief op papier aan de leden die geen e-mail hebben.
c. het nasturen van de laatste nieuwsbrief aan nieuwe abonnees indien dat gewenst is.
d. het aanleveren van gegevens aan de kabelkrant.
e. het bijhouden en veilig stellen van alle e-mailadressen.

8.        Werkgroepen

Stadsgidsen
1. De werkgroep is verantwoordelijk voor het organiseren van alle stadswandelingen.
Het bestuur neemt, uitsluitend na overleg met de werkgroep, initiatief voor de werving en opleiding van nieuwe gidsen.
2. Voor elke stadsgids wordt jaarlijks een bedrag van 50 euro ter beschikking gesteld om deel te nemen aan een leerzaam heemkunde-gerelateerd uitstapje.
3. Uiterlijk in de eerste week van het nieuwe jaar, vóór de algemene ledenvergadering, ontvangt het secretariaat een klein schriftelijk verslag over het afgelopen jaar en een begroting voor het nieuwe jaar. Dit verslag kunnen secretaris en penningmeester gebruiken voor hun jaarverslag en algehele begroting.
4. De fooien, die de stadsgidsen afdragen aan de coördinator, worden o.a. besteed voor het jaarlijkse uitje en voor af en toe een gezellig samenzijn.
5. Elke stadsgids mag jaarlijks twee gratis wandelingen geven. Het aantal rondgeleide personen moet i.v.m. de statistieken wel worden doorgegeven.
6. Twee stadsgidsen nemen deel aan het tweejaarlijkse overleg van de Open Monumenten dagen in Oss.

Archeologie

1. De leden komen eens per maand, op elke eerste donderdag van de maand bij elkaar.
2. De activiteiten zijn bedoeld ter bevordering van de archeologie in de voormalige gemeente Ravenstein.
3. De werkgroep werkt nauw samen met de bevoegde instanties waaronder de gemeente Oss, de provincie en andere relevante organisaties en verenigingen.
4. De leden verlenen hand- en spandiensten aan bedrijven tijdens opgravingen en/of begeleiden activiteiten die verwant zijn aan archeologie binnen de voormalige gemeente Ravenstein.
5. De werkgroep wisselt gegevens uit met bevoegde instanties, opgravingsbedrijven en archieven.
6. De werkgroep verzamelt voor het archief artikelen, foto’s, tekeningen e.a. documentatie t.a.v. archeologie in de voormalige gemeente Ravenstein.
7. De werkgroep doet aan deskundigheidsbevordering van de eigen leden.
8. De werkgroep brengt jaarlijks in de eerste week van januari schriftelijk verslag uit van de activiteiten van het afgelopen jaar, geeft een prognose voor het komende jaar en maakt een begroting.
9. Voor elk actief werkgroep lid wordt jaarlijks een bedrag van 50 euro ter beschikking gesteld om deel te nemen aan een leerzaam archeologie-gerelateerd uitstapje.

Communicatie

De eindredacteur bewaakt de huisstijl en is verantwoordelijk voor alle teksten die de heemkundekring naar buiten brengt en verspreidt. Dit geldt voor o.a. ’t Maaserf, het E-nieuws, de Erfgoedkaart, alle uitgaven van de heemkundekring en alle artikelen en interviews in de media.

Website

Een aantal leden wordt betrokken bij het beheer van de oude website.
Een aantal leden wordt betrokken bij de ontwikkeling en het beheer van een nieuwe website.

Inventaris en onderhoud

Een aantal leden:
1. inventariseert alle apparatuur van de vereniging en zorgt voor het onderhoud ervan,
2. inventariseert het digitale archief op de pc van de heemkundekring,
3. inventariseert het archief in het Bastion.
9 januari 2013